ما هي طريقة كانبان؟ طريقة كانبان هي إحدى مبادئ الإدارة اليابانية المستخدمة لتحديد وإدارة وتحسين الخدمات القائمة على المعرفة. باستخدام هذه الطريقة ، يمكنك تصور خطوات العمل وزيادة الكفاءة وإحراز تقدم مستمر. يساعدك نظام كانبان في إدارة حتى أكثر المشاريع تعقيدًا في وقت واحد. تم استخدام طريقة إدارة المشروع هذه في البداية في المصانع ، ولكن تم استخدامها لاحقًا بشكل تدريجي من قبل فرق تطوير البرمجيات المرنة والعديد من الشركات الناجحة في العالم. في هذه المقالة ، نشرح كل ما تحتاج لمعرفته حول طريقة كانبان.
ما هي طريقة كانبان؟
يُستخدم كانبان في اليابانية ليعني “لوحة المشاهدة” أو “لوحة”. في طريقة كانبان لإدارة المشاريع ، يتم تقسيمها إلى أجزاء صغيرة مرئية. بهذه الطريقة ، يمكن لموظفي المشروع رؤية عملية القيام بالأشياء بوضوح والجميع يعرف ما يجب القيام به في أي وقت.
تاريخ كانبان
تعود هذه الطريقة إلى أواخر الأربعينيات من القرن الماضي وإلى مصنع تويوتا الياباني. في تحسين عملياتها الهندسية ، استخدمت تويوتا طريقة كانت تستخدم في ذلك الوقت لترتيب الأرفف في محلات السوبر ماركت اليابانية. استخدم أصحاب محلات السوبر ماركت طريقة كانبان لتلبية احتياجات العملاء. نظرًا لأن مخزون المستودعات الخاص بهم كان متزامنًا مع نمط استهلاك العملاء ، فقد أبقوا المخزون الزائد ثابتًا في أوقات معينة لإدارة المخزون بفعالية. في هذه الحالة ، يتأكد صاحب السوبر ماركت من أن المنتج الذي يحتاجه العميل متاح دائمًا في المستودع.
استخدمت تويوتا نظام كانبان لمطابقة كمية الإنتاج الضخم مع نمط الاستهلاك على عكس الأساليب السائدة في ذلك الوقت. تم تطوير هذه الطريقة لاحقًا بواسطة David Anderson في عام 2007 لتصبح واحدة من أدوات الإدارة الرشيقة.
في الواقع ، في بداية القرن الحادي والعشرين ، أدرك اللاعبون الرئيسيون في صناعة البرمجيات بسرعة فعالية طريقة كانبان لتقديم منتجاتهم وخدماتهم بشكل أفضل. ظهرت مزايا هذه الطريقة أولاً في صناعة السيارات ثم تم استخدامها لاحقًا في قطاعات الأعمال المعقدة الأخرى مثل تكنولوجيا المعلومات وتطوير البرمجيات والبحث والتطوير.
كيف يعمل نظام كانبان؟
يتكون أبسط نظام كانبان من 3 لوحات رئيسية:
- طلبت الواجبات ؛
- قيد العمل؛
- اكتملت المهام.
ومع ذلك ، قد يختلف سير العمل في لوحة كانبان قليلاً بناءً على حجم فريق العمل وهيكله وأهدافه. لوحات Kanban هي لوحات حقيقية أو لوحات افتراضية.
يوجد في كل لوحة بطاقات مختلفة تسمح لأعضاء الفريق بمتابعة تقدم العمل بصريًا. تحتوي بطاقات كانبان على معلومات مهمة وضرورية حول كل موضوع ، ويمكن لجميع أعضاء الفريق فهم هذه المشكلات من خلالها:
- من المسؤول عن فعل ماذا ؛
- وصف موجز لما يتم القيام به ؛
- الوقت التقريبي للقيام بذلك.
مبادئ تطبيق كانبان
1. ابدأ بما تفعله الآن
الهدف الرئيسي من استخدام طريقة كانبان هو التحسين المستمر ، ولكنه يبدأ بفهم العمليات الحالية وسير العمل. لذلك عليك أولاً تحديد ما تفعله حاليًا.
2. اتبع التغييرات بشكل تدريجي وتطوري
في نظام كانبان ، لا توجد تغييرات كبيرة تحدث لمرة واحدة. هذه الطريقة هي طريقة لتتبع التغييرات المتزايدة الصغيرة.
3. تعزيز ممارسات الإدارة على جميع المستويات
طريقة كانبان ليست فقط لصاحب العمل أو مديري الفريق ، ولكن يمكن لجميع الأشخاص المشاركين في المشروع الحصول على المساعدة منه. يمكن لأي شخص أخذ زمام المبادرة وتقديم اقتراحات للتحسين بناءً على ملاحظاتهم.
4. ركز على احتياجات العملاء وتوقعاتهم
كانبان وسيلة لفهم احتياجات وتوقعات عملائك بشكل أفضل. في هذه الطريقة ، يتم استخدام توقعات العملاء لتحسين جودة الخدمة وزيادة القيمة المضافة.
5. إدارة العمل بدلاً من إدارة الموظفين
يهتم نظام كانبان بالأدوار والمسؤوليات الحالية بين أعضاء الفريق ويمكّن الأشخاص من تنظيم مهامهم.
6. مراجعة شبكة الخدمة بانتظام
Kanban هي طريقة لتعزيز التعاون وتشجع أعضاء الفريق على مشاركة ملاحظاتهم وأفكارهم وتعليقاتهم لتحسين العمل من خلال المراجعات الدورية والتعليقات النقدية.
ماذا يفعل نظام كانبان؟
1. تصور سير العمل
الطريقة الأولى والأكثر أهمية في Kanban هي أنها تصور جميع المهام والأمور المتعلقة بالمشروع. يساعد هذا العمل في تحديد الاختناقات الحالية ، وتصور تدفق العمل وجعل الأمور أكثر وضوحًا في المشروع.
2. الحد من العمل الجاري
يمنع الحد من المهام المستمرة الموظفين من تعدد المهام ويزيد من التركيز على القيام بكل مهمة في وقت محدد. نتيجة لذلك ، يكون الموظفون أكثر إنتاجية ويقضي مدير المشروع وقتًا أقل في قيادة الفريق.
3. إدارة تتابع الأعمال
الغرض من طريقة كانبان هو تحسين تدفق العمل. هذا ممكن من خلال مراقبة المؤشرات ، تحديد ومعالجة الاختناقات القائمة ، والتحسين المستمر لتدفق العمل.
4. تحديد السياسات المتعلقة بخطوات العمل
إن التعريف الواضح لعمليات وخطوات العمل والتواصل معها يجعل من السهل على صاحب العمل أو مدير الفريق أن يعرف الجميع كيف ينبغي إنجاز العمل. ونتيجة لذلك ، يتم تقليل سوء التفاهم وزيادة تماسك الفريق.
5. تنفيذ حلقات التغذية الراجعة
في طريقة كانبان ، تعتبر التعليقات الواردة من العملاء وأصحاب المصلحة في المشروع وأعضاء الفريق مهمة. يستخدم نظام الإدارة الياباني هذا التغذية الراجعة لتحديد وتنفيذ المشكلات الحالية وطرق التحسين باستمرار.
6. التعاون من أجل التقدم
كانبان طريقة للتحسين المستمر للمشاريع الكبيرة والمعقدة. تؤكد هذه الطريقة على التعاون والاختبار بهدف تحديد المشكلات وحلها والتحسين المستمر وتطور خطواتها وعملياتها ، بحيث يتم تلبية احتياجات العملاء في النهاية بأفضل طريقة ممكنة.
ما هي مزايا طريقة كانبان؟
Kanban هي واحدة من أكثر طرق الإدارة شيوعًا المستخدمة اليوم كأداة لإدارة المشاريع السريعة. يمكنك رؤية الشكل الأبسط لهذه الطريقة في العديد من برامج ومواقع إدارة المشاريع ، مثل “Clickup” و “Asana”. تزداد شعبية هذه الطريقة يومًا بعد يوم بسبب مزاياها الستة المهمة.
1. شفافية تدفق العمل
يعني تنفيذ طريقة كانبان عرض كل مهمة كبطاقة ليراها الجميع. بهذه الطريقة ، تصبح لوحة كانبان مركزًا للمعلومات المرئية للجميع ، ويمكن عرض جميع المهام الصغيرة والكبيرة فيها. في هذه الحالة ، لا يتم نسيان أي مهمة ويكون تدفق العمل الإجمالي شفافًا. يمكن لأي عضو في الفريق تحديث حالة المهام أو المشاريع المختلفة بسرعة وقتما يريدون.
2. تسريع الأمور
من خلال Kanban ، يمكن لمديري المشاريع مراقبة الأشياء بطرق مختلفة أو الحصول على تحليل مستنير لعملية العمل. في الواقع ، يسمح نظام كانبان للمديرين بما يلي:
- للحصول على رؤية شاملة وشفافة للأعمال التي تم إنجازها في فترة زمنية معينة ؛
- لاحظ الخطوات التي تتطلب مزيدًا من الوقت ؛
- تحديد الاختناقات الموجودة بسهولة.
نتيجة لذلك ، تتم الأمور بشكل أسرع ويتوفر للفريق الوقت الكافي للتعامل مع التحديات وتحسين سير العمل.
3. التنسيق بين أهداف العمل وتنفيذ المشروع
يقوم كانبان بمواءمة الأهداف الإستراتيجية للشركة مع العمل اليومي للفرق من خلال توضيح خطوات المشروع وتشجيع التعليقات وعقد اجتماعات المراجعة الدورية. تساعد هذه المواءمة بين الأعمال والتنفيذ في إدارة المشاريع الرشيقة. بالإضافة إلى ذلك ، تقوم الفرق بتغيير الأولويات وإعادة التنظيم بناءً على تغييرات السوق أو احتياجات العملاء. نتيجة لذلك ، يسير كل شيء وفقًا لأهداف العمل المهمة للشركة.
4. توقع أفضل للشؤون
من خلال إنشاء لوحة Kanban ووضع بطاقات المهام عليها ، يمكنك فهم عملية القيام بالأشياء وفقًا لمعايير محددة (المهام الحالية والمهام قيد التقدم والمهام المكتملة). سيساعدك تحليل الوقت الذي تقضيه للقيام بكل مهمة في الحصول على تنبؤ صحيح ودقيق حول المهام المستقبلية والوقت المطلوب لها.
5. زيادة رضا العملاء
يعتمد نظام كانبان على توريد منتج أو خدمة عندما يكون هناك طلب. بمعنى آخر ، يساعدك Kanban في التركيز فقط على المهام المطلوبة الآن وإهدار وقت وموارد أقل. بالإضافة إلى ذلك ، باستخدام التقنيات المرئية وتحديد الإطار الزمني للقيام بالأشياء ، فإنك تتأكد من أن النتيجة النهائية تأتي في الوقت المناسب وبما يتماشى مع توقعات العميل.
6. تقليل المعوقات والتحديات
يؤدي القيام بعدة مهام في نفس الوقت إلى اختفاء كفاءة الفريق. كلما زاد عدد المهام التي يتعين القيام بها في وقت معين ، زادت احتمالية التحدي. لهذا السبب ، يحد كانبان من العمل الجاري. يؤدي تقييد العمل الجاري إلى زيادة التقدم وتقليل العقبات والاستفادة المثلى من مهارات أعضاء الفريق.
على سبيل المثال ، قد يكون لدى فريق البرنامج العادي 4 لوحات في كانبان:
- الأشياء التي يجب القيام بها ؛
- قيد العمل؛
- أكواد التحقق
- العمل انتهى.
إن تحديد المهام وتقسيمها إلى فترات زمنية أقصر يجعل الفريق يؤدي مهامه بشكل أسرع ولا يصبح التحقق من الرموز عقبة أمام تقدم الفريق.
الفرق بين سكرم وكانبان
يشترك Kanban و Scrum في بعض المفاهيم ، لكن لهما طرق مختلفة جدًا. لهذا السبب ، يجب ألا تخلط بين الاثنين.
الاختلاف الأول بين Kanban و Scrum هو أن الأول يتحدث عن طريقة الإدارة والأخير عن إطار العمل. هناك فرق مهم آخر بين الاثنين يتعلق بمقارباتهما. يقوم Kanban بضبط الأساليب وفقًا لاحتياجات العملاء وتوقعاتهم ، بينما يعتمد Scrum على قواعد محددة مسبقًا.
قول انت
طريقة كانبان هي إحدى طرق الإدارة اليابانية التي تقسم المشاريع المعقدة والكبيرة إلى أجزاء أصغر بحيث يحدث كل شيء بشكل أسرع وتزداد دقة القيام بالأشياء. تنطبق هذه الطريقة في الأعمال التجارية ويمكن أن تكون مصدر إلهام لإدارة حياتك الشخصية. ومع ذلك ، فإن تقسيم المهام اليومية إلى أقسام مختلفة يتطلب التخطيط والإدارة المناسبين. ألا تعتقد ذلك؟
